01 مهر 1400

بایگانی مستندات مرکز رشد دانشگاه قم

آیین نامه (32)
آیین نامه بایگانی مستندات مرکز رشد دانشگاه قم

 


در راستای دسترسی مناسب و به موقع نیروهای مرکز رشد دانشگاه قم به اطلاعات مورد نیاز، آیین‌نامه بایگانی مستندات مرکز رشد دانشگاه قم با در نظر گرفتن اصول زیر مورد استفاده قرار می‌گیرد:
ماده 1) سند: نوشته‌ای است که قابل استناد باشد و شامل "کلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عکس‌ها، نقشه‌ها، کلیشه‌ها، نمودارها، فیلم‌ها، نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی که در مرکز رشد تهیه شده و یا به مرکز رشد رسیده ‌است و به طور مداوم در تصرف مرکز رشد بوده از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی به تشخیص مرکز رشد دانشگاه قم ارزش نگهداری داشته باشد.".
ماده 2) پرونده: عبارتست از مجموعه اسناد و مدارکی که دارای وجه اشتراک خاصی هستند. هر پرونده باید "عنوان" و "شماره" داشته باشد.
ماده3) مدیریت اسناد عبارت است از تهیه، تنظیم و اجرای مکانیزم مناسب برای تسهیل و تسریع در دسترسی به مکاتبات، اسناد و مدارک مورد نیاز از مرحله ایجاد سند تا مرحله امحا سند.
ماده 4) مکاتبات اداری: از لحاظ فرم و ماهیت و نحوه استفاده به انواع زیر تقسیم می‌شوند:
• نامه‌های وارده: کلیه نامه‌هایی که از خارج مرکز رشد دریافت شده باشد.
• نامه‌های صادره: تمامی نامه‌هایی که به خارج مرکز فرستاده شده باشد.
• نامه‌های محرمانه: مکاتباتی که اطلاع از مفاد آن برای همگان مجاز نبوده و افراد خاصی از آن آگاهی دارند که شامل سطوح طبقه‌بندی زیر می‌باشد:
 محرمانه
 خیلی محرمانه
 سری
 به کلی سری
ماده 5) بایگانی: طبقه‌بندی، تنظیم، حفظ و نگهداری اسناد و مدارک که شامل توجه به موارد زیر است:
• طبقه بندی: دسته‌بندی اسناد و مدارک به گروه‌هایی که وجه مشترک دارند.
• تنظیم: به مفهوم تقدم و تاخر اسناد می‌باشد.
• حفظ و نگهداری: اسناد و مدارک به این علت نگهداری می‌شوند که بتوان به اطلاعات گذشته دسترسی داشت.
ماده 6) بایگانی مکاتبات اداری: ارتباطات مکتوب مرکز رشد مراحل سه گانه زیر را شامل می‌شود:
• مرحله تهیه نامه اداری
• مرحله گردش نامه اداری
• مرحله بایگانی نامه اداری
ماده 7) وظایف اصلی دبیرخانه مرکز رشد دانشگاه قم عبارتند از:
 دریافت نامه‌ها
 کنترل و بازبینی نامه‌ها
 تفکیک و طبقه‌بندی نامه‌ها
 ثبت نامه‌های وارده و صادره
 ارسال و ارجاع نامه‌ها
 پیگیری مکاتبات سازمانی
 پاسخگویی امور مکاتباتی به کارکنان سازمان و ارباب رجوع
 تشکیل و طبقه بندی پرونده‌ها
 بایگانی نامه‌ها
ماده 8) این آیین نامه در 8 ماده در یکصد و چهل و چهارمین نشست شورای مرکز رشد دانشگاه قم تصویب شد و هرگونه تغییر منوط به موافقت شورای مرکز است.

این مقاله را محبوب کنید

افزودن نظر


کد امنیتی
تصویر جدید

جوملا فارسی توسعه و پشتیبانی توسط گروه نرم افزاری جوملا
حامی پروژه ملی جوملا فارسی شرکت نوید ایرانیان